全国の母を助けるかも?!スケジュール調整 神ツール 「調整さん」

このたび、息子の所属するスポーツ少年団で、「配車担当係」なるものになりました。

  1. 試合ごとに「行き」「帰り」「付き添い」の可能な人を募り
  2. 各日の参加選手人数、各車の選手乗車可能人数と照らし合わせ
  3. 出来れば同じ学年は同じ車に割り振り
  4. 全員に配車メールを送信する

という仕事です。

引き継がれたのはそれぞれの乗車可能人数が書かれた手書きのメモで、担当者は、それぞれからフォーマットバラバラのメールを受信し(付き添い可否が書かれていなかったり) それを手作業と頭だけ使って割り振っていたようです。。

わたしは馬鹿なのでアナログ無理!!ツールを使おう!!

ということで、楽する方法を考えました

LINE スケジュール調整

おなじみ、LINEです。「スケジュール調整」機能があることはご存知ですね!しかしこれ、惜しいのです。。やりたいことはこんな感じですが、同一の日程の中に複数の項目を作ることはできません

3/9 ◯ △ ×

3/10 ◯ △ ×

といった感じです。

これでは不十分なのでボツです。

日付ひとつに複数の項目は指定できない

Google Apps Script

…なんのこっちゃの方は何のこっちゃかと思いますが、Web屋なので次に思い浮かぶのはGoogleのサービスです。

Googleフォームで出欠を取り、GASで自動返信、Googleスプレッドシートに、回答のあった名前(間違うと無意味なのでセレクトボックス?)と照らし合わせ結果を自動入力させ、……で?????

ですが、ここでネックになるのは、

  1. メンテナンス性
  2. 引き継ぎが楽かどうか

です。特にITスキルが異なる人たちで動く保護者会系は、2(引き継ぎが楽かどうか) がものっっっっすごく重要です。

ただのひけらかしに終わったら意味がありませんね!

「調整くん」の登場です!

アカウントを作らなくとも「イベント」が作れる

PCからの作成画面
iPhoneからの作成画面

1つの日程につき、時間やその他の文字情報を自由に付け加えられる

これが驚くべき柔軟さ!

カレンダー選択のUIはありますが、あくまでその下にあるテキストボックスに項目をコピペするためのカレンダー。

デフォルトで「3/9日(土) 19:00〜」とか時間が入りますが、編集可能。何なら全部編集可能。

つまり、1行1項目で選択項目を作れるのです。

なので今回の要件、

3/9(土) 行き / 帰り / 付き添い

3/10(日) 行き / 帰り / 付き添い

それぞれに回答してもらえるわけです!

生成されるイベントURLは使い回しOK

運用上、めんどうなのが、毎回イベントURLを発行して、お知らせメールに生成してURLを貼り付け直す作業です。

特に今回私の所属の少年団では、試合一斉メールは代表が送ることになっており、本来そこに、配車担当eriさんのアドレスはこちら→ xxxxx

なので皆さま期日までに送ってね!

という形式です。

つまり、URLが変わってしまうと、毎回

配車担当(私) がURLお知らせ→ 代表 → 一斉メール→ 配車担当(私)へバック

という手順を踏まなければならず、スターターは私になってしまうため、面倒です!!(爆)

「調整くん」なら、URL変わりませんので、スターターは代表です♡ (ていうと言い方悪いですが、手順は少なければ少ないほど良いですよね)

引き継ぎがめちゃくちゃ楽!!!

先にも説明しましたが保護者会系では一番大事です。

アカウント登録も必要ないので、誰でもできます。いるんです、、ID/PWの管理さえままならない方、たくさんいるんです。PCに付箋を貼って管理してる方なんて普通です。

(ちなみに全くバカにしているわけではありません。私は家事全般が大っ嫌いです。普通の方が雑巾がけしてる時間をPCの前に座ってそういうことにばかりに使っているわけです…。夫かわいそう…ごめん)

アカウントを作ることのメリットは、CSVダウンロードです。要らない人は要らないと思います。

イベント作成も、1行に1項目聞きたいことを入力して「作成」するだけなので、かなりシンプル操作!誰でもできますよね♡

そして極め付け「ガラケー対応!」

これが同じ機能を持っていても「アプリ」だったら。ガラケーでは表示できない形態のWebページだったら。

一気に保護者会系ではツカエナイツールです。

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